Evalúe su preparación
En primer lugar, hay que realizar un Análisis de Impacto en el Negocio (BIA). Un BIA es una evaluación de riesgos para predecir las posibles consecuencias de una interrupción en su negocio. Esta información puede utilizarse para desarrollar estrategias de recuperación.
Un BIA exhaustivo evalúa su preparación para reanudar las operaciones y debe identificar cómo respondería a los siguientes escenarios:
- Pérdida o retraso de ventas e ingresos. ¿Cuánto tiempo podría permitirse permanecer cerrado? ¿Cuánto tiempo podría soportar un cierre temporal?
- Aumento de los gastos. ¿Puede permitirse el lujo de hacer horas extras en los momentos posteriores? ¿Puede hacer las reparaciones necesarias antes de que se tramite una reclamación al seguro?
- Multas reglamentarias.
- Penalizaciones contractuales o pérdida de bonificaciones contractuales.
- Insatisfacción de los clientes o pérdida de afiliaciones.
- Retraso de los nuevos planes de negocio.
- Cambios de personal. ¿Qué pasa si su personal renuncia o se muda después de una catástrofe? ¿De dónde sacará nuevos talentos/empleados?
Estar preparado cuando se produzca una catástrofe natural requiere prepararse tanto para las necesidades inmediatas como para la continuidad futura. El BIA le permite dar una lluvia de ideas sobre las respuestas que afectan a estos dos aspectos. Después de evaluar su preparación, póngase a trabajar para aumentar su preparación en el período inmediatamente posterior a una emergencia y fortalecer su negocio para que sea capaz de recuperarse rápidamente.
Seleccione la cobertura de seguro adecuada
La cobertura de seguro correcta también puede ayudar a minimizar los costes potenciales asociados a los daños causados por una catástrofe natural. He aquí dos medidas que debe tomar antes de elegir la cobertura que mejor se adapte a su negocio.
- Hable con su agente o proveedor sobre el alcance de la cobertura de su póliza. Hable de cómo debe presentar una reclamación cuando llegue el momento. ¿Qué tipo de pruebas querrán (fotografías, recibos, etc.)? Pregunte por las franquicias y los múltiples escenarios. Puede haber diferencias en la cobertura que dependan de si su negocio ha sido dañado o destruido.
- Piensa en cómo vas a pagar a tus empleados. Forbes recomienda hacer un análisis del flujo de caja durante el BIA. Esto le ayudará a ver cuánto dinero puede utilizar razonablemente para cubrir los gastos generales y seguir pagando los salarios de los empleados sin un ingreso estable. Las reclamaciones de seguros también tardan en tramitarse, así que ten en cuenta que puede que tengas que cubrir una serie de gastos iniciales sin un reembolso inmediato.
Prepare
En caso de apagón, el 71% de las pequeñas empresas carecen de un generador de reserva. En muchos casos, la preparación es una mezcla de tener los suministros de emergencia necesarios y tener un plan para proteger a sus empleados, visitantes y propiedades (equipos). La FEMA ofrece un amplio conjunto de plantillas de planes de emergencia para ayudarle a crear un plan de reacción después de evaluar los riesgos de su club. Como mínimo, su plan debe contemplar la evacuación, los refugios en caso de mal tiempo y las responsabilidades que debe asumir el personal durante una catástrofe.
Hable con su equipo acerca de los suministros de emergencia que el club puede proporcionar, si es que puede hacerlo, y cuáles son los que los miembros del personal deberían tener a mano. La FEMA tiene varias listas de suministros de emergencia recomendados para tener a mano. Los artículos más comunes que pueden ser útiles incluyen una llave inglesa o alicates (para cortar los servicios públicos), una radio a pilas y baterías, bolsas de basura, linternas y cinta adhesiva.
También es importante averiguar qué registros querrá ver su proveedor de seguros después de una emergencia para que pueda prepararse de antemano.
En cierto modo, los gimnasios tienen ventaja en las situaciones de emergencia a corto plazo, ya que muchos están obligados a tener un botiquín de primeros auxilios fácilmente accesible en las instalaciones y empleados formados de guardia para responder a cualquier emergencia sanitaria que pueda requerir un DEA o una RCP.
La FEMA también recomienda a los propietarios de empresas que guarden copias de los registros importantes, como los mapas del emplazamiento, los planos del edificio, las pólizas de seguro, la información de contacto e identificación de los empleados, los registros de las cuentas bancarias, las listas de contactos de proveedores y envíos, las copias de seguridad de los ordenadores, la información de contacto de las fuerzas de seguridad o de emergencia y otros documentos prioritarios en un contenedor portátil, resistente al fuego. El 94% de las pequeñas empresas realizan copias de seguridad de sus datos financieros más importantes, pero sólo el 40% las guarda fuera de sus instalaciones. Asegúrese de almacenar de forma segura un segundo conjunto de estos registros en una ubicación externa.
Elaborar un plan de recuperación
Una vez completado el BIA, tendrá una visión más realista de la capacidad de respuesta de su empresa en caso de emergencia. Este conocimiento puede utilizarse para elaborar su plan de continuidad de negocio -o de recuperación de desastres-. Aunque el contenido de este plan variará en función de la posible catástrofe para la que se esté preparando, los planes de continuidad de la actividad suelen ser aplicables a varios cierres.
