Cómo controlar la lista de tareas de su club de salud

Cuando usted y su personal llevan un montón de sombreros, puede ser difícil hacer un seguimiento de las cosas en el nivel más básico, especialmente la amplia gama de tareas diarias que todos ustedes realizan.

En GritCycle, que opera tres clubes en el sur de California, el uso de múltiples sombreros es endémico en la operación, y comienza en la cima.

"Personalmente, llevo muchos sombreros en mi función", dice Lisa Mikelson, cofundadora y vicepresidenta. "Sin embargo, me encantan todos y cada uno de esos sombreros. Como una de las propietarias, ayudo con las tareas diarias y el funcionamiento del negocio, incluyendo todo, desde la optimización de las operaciones del estudio hasta el marketing. Como vicepresidente de la experiencia de los instructores, también capacito a todos los miembros entrantes del equipo, proporciono educación continua a nuestros instructores actuales, escribo e implemento protocolos, organizo el crecimiento y el desarrollo del equipo, y administro nuestro equipo de experiencia de los instructores."

Los 60 empleados de GritCycle trabajan de forma muy parecida.

"Todos los miembros de nuestro equipo llevan muchos sombreros", dice Mikelson. "Además de nuestras descripciones de trabajo, todos somos motivadores, expertos en servicio al cliente y gurús operativos en algún grado. Cada acción y decisión que tomamos como empresa se hace para servir mejor a los miembros de nuestro equipo y a nuestra increíble comunidad de ciclistas."

Golpear un muro

Todo operador es consciente de la multitud de tareas que hay que realizar cada hora de cada día. Como cualquier operación, GritCycle pide mucho a los miembros de su equipo.

"Nuestro personal tiene una extensa lista de tareas que se les pide que realicen a diario", dice Mikelson. "Y como nuestras puertas están abiertas desde muy temprano por la mañana hasta tarde por la noche, hay tareas específicas que no solo hay que completar para cada turno, sino también tareas que repercuten directamente en el siguiente turno que entra en el estudio".

Esta lista de tareas incluye desde mantener los estudios limpios hasta asegurarse de que el equipo funciona correctamente.

Mikelson reconoce que las expectativas de GritCycle para los miembros de su equipo en el estudio son altas. Y, desde que la empresa debutó en 2013, no ha dejado de crecer, lo que amplía la importancia de esas tareas cotidianas, pero fundamentales.

Recientemente, el equipo de GritCycle se dio cuenta de que, a medida que aumentaba su personal, el número de miembros y la programación, necesitaba una forma más eficaz de hacer un seguimiento de lo que se hacía, y de lo que no se hacía.

"A principios de 2022, nos dimos cuenta de que queríamos empezar a implementar sistemas de mayor apoyo para los miembros de nuestro equipo en los estudios", señala Mikelson. "Necesitábamos un sistema de organización y una estructura mejores para asegurarnos de que nuestros estudios funcionaran de la forma más eficaz y eficiente posible".

Para ello, los clubes han implantado recientemente MeazureUp, un programa informático diseñado para ayudar a GritCycle a realizar un seguimiento de las tareas diarias de toda la empresa por turnos. Aunque acaban de empezar a utilizar la herramienta, Mikelson se siente alentado por los primeros resultados.

"Hasta ahora, estamos viendo que nos ayuda a evitar que las cosas se pierdan, así que estamos entusiasmados por ver cómo funciona a largo plazo", añade.

Cómo se mide MeazureUp

MeazureUp se creó en 2016 para las operaciones de los restaurantes que dependían del papel para gestionar varios componentes de las operaciones de sus tiendas. Su primer producto, AuditApp, se desarrolló para ayudar a los operadores a mantener la coherencia en varios locales. Desde entonces, se ha añadido otro producto, DailyChex, para apoyar ese mismo objetivo.

"Después de trabajar con restaurantes, nos dimos cuenta de que los problemas que resolvía nuestra solución no eran exclusivos de ese sector", dice Jason Benchetrit, asociado de MeazureUp. "Para cualquier negocio con múltiples instalaciones, una vez que la marca crece lo suficiente, los propietarios pueden tener dificultades para gestionar la coherencia en todos sus establecimientos, lo que perjudica la imagen de marca. Eso nos llevó a empezar a buscar en otros verticales, incluyendo los centros de fitness."

Además de controlar el tiempo, la función principal de ambas aplicaciones es agilizar el proceso de inspección de la obra y proporcionar datos procesables al finalizarla, explica Benchetrit. En comparación con sus homólogos en papel, realizar una inspección o una lista de comprobación por teléfono permite tomar fotos, hacer comentarios y tomar medidas correctivas. Cuando se completan las inspecciones, todo el equipo recibe un resumen por correo electrónico. En el caso de los operadores, todos los resultados se agregan en un panel de control basado en la web, que permite a la dirección comparar el rendimiento de la tienda, de los empleados y de la región.

Además de ofrecer a los usuarios la posibilidad de rellenar las listas de comprobación diarias o los formularios de visita a las instalaciones desde un teléfono o una tableta, Benchetrit destaca otras ventajas clave de la aplicación de evaluación móvil:

● Responsabilidad. Usted sabe que sus procesos se están realizando correctamente en lugar de confiar en que un empleado le diga que se han realizado correctamente.

● Coherencia en todas las instalaciones. Cuando todas las instalaciones sigan los mismos procesos, tendrán el mismo aspecto y la misma sensación.

● Velocidad. "MeazureUp ayuda a completar la lista de comprobación diaria y las visitas al sitio un 30% más rápido", dice. "Cuando algo no es como debería ser, puede alertar inmediatamente a los miembros del equipo que necesitan saberlo, lo que lleva a tiempos de resolución más rápidos".

Tal vez la principal ventaja de la plataforma sea simplemente proporcionar a los operadores los datos que necesitan para asegurarse de que lo que hay que hacer se hace, porque, como dice el adagio demasiado cierto, "no se puede gestionar lo que no se puede medir".

Para saber más sobre MeazureUp, visite su sitio web.