Cómo presupuestar su club de salud durante una pandemia [VIDEO]

Incluso en tiempos "normales", los presupuestos, la contabilidad y las finanzas son temas que pueden parecer desalentadores y a veces abrumadores. Si se agrega una pandemia, la idea de mirar los presupuestos que deben ajustarse es aún más difícil, y sólo una cosa más que agregar a la creciente lista de tareas pendientes. Todas las empresas han tenido que introducir cambios en su funcionamiento, incluida la forma de gestionar las finanzas. Y esto puede haber cogido a algunos desprevenidos.

Cuando se produjo la pandemia del COVID-19, algo de lo que no tuvo que preocuparse el presidente y director general de Stone Creek Club and Spa, Larry Conner, fue de sentarse a planificar un nuevo presupuesto desde cero. En su lugar, cambió algunos números y pudo crear fácilmente tres presupuestos diferentes para preparar su negocio en el caso de tres escenarios diferentes, cadames.

"Mi modelo se construyó para ello, lo cual agradecí mucho", dice Conner, cuyo club se encuentra en Covington, LA.

Recientemente se sentó con nosotros antes de su presentación "Preparando presupuestos para cada escenario", que tendrá lugar en la Cumbre de Innovación de IHRSA el 17 de septiembre, para destacar algunas tácticas presupuestarias que son útiles durante estos tiempos que estamos tratando ahora, y lo que puedes esperar aprender durante su sesión.

Todo es cuestión de cobrar, cobrar

Si siente que está luchando por consolidar su presupuesto en este momento, no está solo. Según Conner, el negocio de los clubes no suele estar concebido para el tipo de presupuesto que se necesita en la actualidad. El presupuesto de un club suele planificarse a uno o tres años vista y consta de un presupuesto de capital y un presupuesto de explotación que se estructura según el principio de devengo, no de flujo de caja.

Pero ahora mismo, el efectivo es el rey. No se trata de estados contables normales. Hay que ajustarse a un estado de flujo de caja: entradas y salidas de efectivo, y ser capaz de ajustarlo rápidamente.

"Tenemos que saber lo que entra y lo que sale, cada día, cada mes. Es decir, es semana a semana. Hay que saber el calendario de las facturas, hay que saber el calendario de los ingresos, para asegurarse de tener suficiente en el banco", dice.

Para empezar, Conner dice que hay que prestar atención a las cosas que importan y a las que hacen los mayores ajustes en el resultado final. Considérelas primero y determine qué puede cambiar. ¿De qué puede prescindir? ¿Qué necesita para sobrevivir?

Un plan presupuestario que puede con todo

A continuación, puede empezar a trabajar en su plantilla de presupuesto. La elaboración de la plantilla presupuestaria inicial le llevará tiempo y será muy detallada. Pero, si se hace correctamente, este presupuesto podrá reproducir rápidamente múltiples escenarios y será el único presupuesto que necesites.

"Un presupuesto lo arreglará para todos. No estoy creando un nuevo presupuesto para esta situación. Sólo estoy modificando mi presupuesto existente. Así que cuando configures bien tu plantilla, cuando introduzcas unos cuantos números que traten cualquier escenario, te dará lo que necesitas".

Pone el ejemplo de que, cuando su club cerró durante los primeros meses de la pandemia de COVID-19, envió una encuesta a sus socios para preguntarles cuánto tardarían en volver a abrir el club y descongelar sus afiliaciones. Necesitaba determinar cuánto dinero entraría y cuándo. Cuando los resultados de la encuesta llegaron, no eran los que él esperaba. Sabía que contaba con una sólida base de socios y pensaba que éstos estarían dispuestos a volver de inmediato. Y aunque lo deseaban, la información en torno a COVID-19 seguía evolucionando, y la gente aún estaba nerviosa por ir a cualquier sitio.

"Tuve que ajustar mis presupuestos tres veces. Pero por suerte, lo construí bien para que el ajuste del presupuesto -el presupuesto de flujo de caja- fuera rápido. Si se cambian algunos números, todo fluye y el modelo llega hasta el final. Así que puede ser muy rápido, pero es muy detallado al principio para configurar. Pero una vez que lo haces, puedes utilizarlo para cualquier escenario", dice Conner.

Más información en la Cumbre de la Innovación de IHRSA

En su presentación en la Cumbre de Innovación de IHRSA, Conner entrará en detalles sobre cómo crear este presupuesto para su propio negocio. Y, aunque no trabajes con presupuestos a diario, dice que siempre hay algo que puedes aprender.

"Lo más importante que podemos hacer es crear redes y aprender de los demás. Es increíble lo que puedes sacar si te tomas el tiempo de escuchar las experiencias de los demás y modificar las tuyas."