1. Póngalo por escrito
Parece sencillo y obvio, pero prácticamente todos los estados exigen que el contrato de afiliación a un gimnasio se haga por escrito. Además, tener un contrato por escrito es una buena práctica empresarial. El contrato de afiliación regirá su relación legal con los socios y puede ayudar a establecer el tono adecuado para su trato personal con los socios.
Debe conservar una copia del contrato firmado para sus archivos comerciales, a fin de asegurarse de que lo tiene a mano en caso de que surja alguna disputa con el afiliado en el futuro. Conservar copias del contrato es también un requisito en varios estados. En Illinois, por ejemplo, los clubes están obligados a conservar copias originales de todos los contratos mientras estén vigentes y durante tres años después de su vencimiento. También debe entregar a cada nuevo socio una copia del contrato que ha firmado. Al igual que tener el contrato por escrito y conservar una copia en sus registros, asegurarse de que su socio reciba una copia es una buena práctica comercial y un requisito en muchos estados.
2. ¿Cuál es la duración del contrato?
Su contrato debe establecer claramente la duración del acuerdo. El nuevo afiliado debe comprender fácilmente la duración del contrato y cuándo expira. En su contrato, esto se llamará "plazo". Tenga en cuenta, a la hora de seleccionar el plazo de su acuerdo, que la mayoría de los estados, incluidos California y Nueva York, ponen un límite a la duración máxima del contrato de un gimnasio. En Georgia, por ejemplo, el límite de los contratos de los gimnasios es de un máximo de 36 meses.
Una vez que se haya decidido por un plazo adecuado, hay que decidir si se quiere incluir en el contrato la continuación automática de la prestación de servicios. Según los resultados de la encuesta de la IHRSA, más del 70% de los gimnasios utilizan un contrato de menos de 12 meses o un contrato de 12 meses que se convierte en mensual tras el periodo inicial. Esta conversión de un contrato de 12 meses a uno de mes a mes suele realizarse mediante una disposición de continuación automática del servicio, que renueva el contrato automáticamente al final del plazo original.
Si decide utilizar una cláusula de continuación automática del servicio en su contrato, sepa que muchos estados imponen restricciones a estas cláusulas y exigen que llame la atención de los clientes sobre la cláusula en su contrato utilizando negrita o mayúsculas y tipos de letra más grandes. La ley de gimnasios de Carolina del Sur permite la continuación automática de los servicios, pero limita el periodo de renovación a un mes y exige que se indique la renovación en negrita y con un tipo de letra de al menos catorce puntos en la primera página del contrato, y que el cliente ponga sus iniciales en esa sección.
3. Lenguaje mágico: Úsalo o el contrato es anulable
Las leyes específicas de los clubes de salud de muchos estados exigen que los contratos de afiliación contengan divulgaciones muy específicas o un "lenguaje mágico" que debe aparecer en el contrato del club de salud para cumplir con la ley. El lenguaje se considera "mágico" porque el uso de ese lenguaje exacto es la única manera de garantizar que se cumplan los requisitos de la ley.
La mayoría de las veces, el lenguaje "mágico" notifica a los consumidores sus derechos en virtud del contrato. En particular, explica cómo cancelar el contrato. La mayoría de los estados conceden a los consumidores el derecho a anular el contrato a los pocos días de firmarlo. Es lo que se denomina periodo de reflexión, en el que el consumidor dispone de un determinado número de días (normalmente tres, pero varía según el estado) para cambiar de opinión y cancelar el contrato sin penalización. Es importante incluir toda la información sobre la cancelación en el contrato, ya sea en el periodo de reflexión o después de que el contrato haya entrado en vigor.
Si las leyes de los clubes de salud de su estado exigen un lenguaje mágico, tiene que estar en su contrato. No incluir el lenguaje mágico, o seguir cualquiera de las disposiciones de los estatutos estatales de los clubes de salud puede dar lugar a que sus contratos sean anulados. Si su contrato es anulado, ya no es aplicable y sus socios no estarán obligados a pagarle. También hay abogados que buscan atrapar a los clubes por violaciones técnicas del estatuto del club de salud. En Nueva York, por ejemplo, una consumidora demandó a su club de salud porque parte de su contrato tenía un tamaño de letra incorrecto.
¿No sabe si su estado limita la duración de los contratos de afiliación o si hay un lenguaje "mágico" que tiene que incluir? No se preocupe, IHRSA le tiene cubierto. Hacemos un seguimiento de todas las leyes y requisitos relacionados con los gimnasios y los organizamos por estados.
Así que, para asegurarse de que tiene un contrato de afiliación eficaz que haga que sus afiliados vuelvan y los abogados se alejen, recuerde estas tres cosas:
- poner el contrato por escrito
- proporcionar la duración del contrato
- insertar cualquier lenguaje mágico necesario
Para obtener más consejos sobre cómo reforzar los contratos de afiliación y mantenerse alejado de los problemas legales, consulte nuestro artículo "¿Están los contratos de su gimnasio en forma?"
